GDPR och Kulturskolan
Många kulturskolor upplever att frågor runt GDPR krånglar till det för verksamheten. Men det ska inte behöva vara så svårt, och Kulturskolerådet har försökt reda ut vad man behöver tänka på i den här något komplicerade frågan.
–Trots att dataskyddslagstiftningen varit gällande i över 2 år finns mycket okunskap om reglerna och ibland en överdriven rädsla att göra fel, säger Susanne Svanholm, digitaliserings- och dataskyddsjurist på avdelningen för digitalisering på SKR, Sveriges kommuner och regioner.
EU antog 2016 GDPR-lagen (General Data Protection Regulation) i syfte att skydda data och personuppgifter. Denna lag har sedan dess tolkats olika i kommunerna och en diskussionerna om vad som egentligen gäller kring film, foton och annan dokumentation och arkivering av kulturskolornas verksamhet har pågått länge.
– Det viktiga är att kulturskolorna behöver se till att all personal får kontinuerlig utbildning i dataskyddsreglerna och är medvetna om ansvaret. Och att man ser till att utarbeta en struktur och en policy, säger Susanne Svanholm på SKR.
– Vad gör vi på SKR är att vi kan ge rådgivning och stöd i enskilda frågor till våra medlemmar. Man får en timme gratis där man kan fördjupa sig i en enskild fråga. Och om man skulle drabbas av ett gdpr-ärende så kan man anlita en av våra jurister per timme.
Men hur kan man då jobba med lagen för att få det att fungera i verksamheten?
Många kulturskolor har ett system där elever eller föräldrar får ta ställning via anmälan till en kurs om att det är okej att barn kan få synas på foto eller film från elevföreställningar och liknande. Kommunerna gör lite olika och det verkar vara lite oklart vad som gäller utifrån GDPR.
— Det kan vara enligt regelverket att eleverna och vårdnadshavare lämnar samtycke. Det är en av de lagliga grunderna som kulturskolan kan stödja sig på i GDPR, säger Susanne. Med ett medskick att det även beror även på vilken teknik man använder, går det via exempelvis sociala medier och tredje land så kan det bli mer komplicerat.
Den andra lagliga grunden som Kulturskolorna kan använda sig av är lagens formulering kring ”allmänt intresse” då åtgärder för att främja ortens näringsliv och annan kulturell verksamhet räknas dit.
– Kulturskolan är ju en frivillig kommunal verksamhet som sköts inom ramen för kommunallagen vilket gör att mycket görs med allmänt intresse. Utgångspunkten är att anordnande av föreställningar, konserter mm utgör en del av utbildningsverksamheten och då omfattas av allmänt intresse, förklarar Susanne Svanholm på SKR.– Men om det inte kan gå under nödvändig verksamhet måste samtycke till och då ett samtycke enligt vanliga reglerna efter hur man hanterar personuppgifterna, om lagring ska ske och säkerhet och så vidare.
Kulturskolerådet har i samverkan med det nationella nätverket för film i kulturskolan, tagit fram riktlinjer i en checklista för att underlätta kulturskolornas arbete med GDPR.
– Att försöka reda ut detta har varit en utmaning, men nu har vi en lista som ska fungera bra som utgångspunkt och görs det nya tolkningar av det juridiska så får
vi uppdatera listan påpekar Torgny Sandgren, Kulturskolerådets generalsekreterare.
– Det är viktigt, för hela kulturskolans verksamhet, att det finns möjlighet att spela in, visa och bevara inspelat material från sin verksamhet. Inte minst i dessa tider, när stor del av verksamheten sker på distans.
Mikael Jäderlund som länge har jobbat med film inom kulturskolan varit med om hur diskussionerna gått just inom filmämnet:
– För filmämnet är visning och bevarandet av filmer avgörande för att ämnet skall vara intressant för eleverna. Att få visa upp det man arbetat med under en tid är en naturlig del av skapandet. För filmelever är det lika viktigt att få visa sina filmer som det är för till exempel musikelever att få delta på konserter. Personuppgiftsansvariga och utövare behöver alltid göra en bedömning om det är det lagligt att visa och bevara elevfilmer i kulturskolan. Det är alltid bra att fundera över hur filmerna ska visas och om det är enkelt att ta bort materialet ifall någon skulle vilja dra tillbaka sitt samtycke.
– Ett tillvägagångssätt kan vara att förankra nådanstående checklista hos kommunens dataskyddsansvarige, fortsätter Mikael.
— I dagsläget är det en stor skillnad i hur man förhåller sig till detta i olika kommuner, vissa kulturskolor får inte visa något material alls. Vi hoppas att man med denna konkreta checklista ska hjälpa fler kommuner att våga visa och bevara material från kulturskolan! Avlutar Mikael Jäderlund.